Surat pengunduran diri karyawan merupakan salah satu jenis surat yang digunakan di perusahaan. Surat tersebut dibuat dengan tujuan untuk melakukan resign. Alasan resign tersebut bisa bermacam-macam, tergantung dari latar belakang setiap karyawan.
Nah, bagi Anda yang ingin mengundurkan diri dari tempat kerja perlu mengetahui cara membuat dan format surat pengunduran diri karyawan. Ada berbagai jenis format untuk surat pengunduran diri tersebut yang semuanya disesuaikan dengan tujuan karyawan melakukan resign.
Agar bisa memahami cara pembuatan surat pengunduran diri tersebut, simak penjelasan di artikel ini secara seksama. Nantinya, jangan lupa untuk menerapkan contoh yang sudah diberikan dalam membuat surat pengunduran diri yang benar.
Apa yang Dimaksud dengan Surat Pengunduran Diri Karyawan?
Surat pengunduran diri sering disebut juga sebagai surat resign. Itu merupakan jenis surat resmi yang dikeluarkan dan dibuat oleh karyawan untuk diberikan kepada perusahaan tempatnya bekerja.
Jadi, surat pengunduran diri tersebut harus memuat alasan karyawan keluar dari perusahaan tersebut. Alasan tersebut harus ditulis dengan jelas dan tepat agar perusahaan, terutama HRD, bisa memahami kondisi dan alasan resign dari karyawan yang bersangkutan.
Selain itu, kejelasan surat pengunduran diri tersebut juga untuk mencegah terjadinya kesalahpahaman antara pihak karyawan dan perusahaan. Jadi, surat pengunduran diri juga berguna untuk mencegah terjadinya masalah di kemudian hari antara kedua belah pihak.
Oleh karena itu, seorang karyawan harus tetap menggunakan cara yang baik dan profesional saat keluar dari perusahaan. Jangan sampai Anda mendapatkan kesan buruk karena tidak melakukan cara yang tepat untuk resign. Berikanlah image yang bagus dengan membuat surat pengunduran diri yang tepat.
Nah, agar bisa membuat surat pengunduran diri yang tepat maka Anda harus memahami cara pembuatan dan format surat pengunduran diri karyawan yang baik dan benar. Dengan melakukan hal tersebut, persetujuan resign akan segera diperoleh.
Seperti yang sempat kami singgung di atas, karena ada banyak jenis format surat pengunduran diri maka pilihlah format yang paling sesuai dengan tujuan dan kebutuhan resign.
Apa Tujuan Pembuatan Surat Pengunduran Diri?
Apa sebenarnya tujuan dari pembuatan surat pengunduran diri tersebut? Jadi, ada beberapa tujuan pembuatan surat pengunduran diri. Anda perlu untuk memahami berbagai tujuan tersebut agar bisa membuat surat pengunduran diri yang benar.
1. Memberi Kesempatan untuk Mencari Pengganti Posisi
Biasanya, karyawan diharuskan memberikan surat pengunduran diri H-30 hari atau 1 bulan sebelum tanggal keluar dari perusahaan. Hal itu berguna untuk memberikan waktu bagi HRD untuk mencari karyawan pengganti.
Namun, ada juga perusahaan yang meminta karyawannya untuk memberikan surat pengunduran diri dua bulan sebelum tanggal keluar. Jadi, itu kembali lagi ke kebijakan perusahaan. Itu juga tertuang dalam kontrak kerja. Jadi, bacalah baik-baik kontrak kerja.
Dengan mengajukan surat pengunduran diri pada H-1 bulan atau H-2 bulan, Anda mendapatkan image yang bagus di mata perusahaan.
Perusahaan akan melihat bahwa Anda adalah karyawan yang profesional karena mengajukan pengunduran diri jauh-jauh hari sehingga tidak merepotkan HRD. Jadi, perusahaan masih mempunyai cukup banyak waktu untuk mencari kandidat pengganti.
Pasalnya, mencari karyawan baru juga tidak mudah sehingga mengajukan surat pengunduran diri sebulan atau dua bulan sebelumnya akan memudahkan perusahaan untuk mempersiapkan dan melakukan segala proses rekrutmen karyawan baru.
2. Menunjukkan Sikap Profesional sebagai Karyawan
Hal ini juga sudah kami singgung di atas bahwa surat pengunduran diri akan membantu karyawan untuk menunjukkan sikap profesional di hadapan perusahaan. Pasalnya, segala hal yang berhubungan dengan kerja dan karir harus dipadukan dengan etika yang bagus.
Karyawan harus bersikap sopan kepada perusahaan, apapun kondisinya, agar bisa memberikan kesan bagus. Jadi, jangan bersikap sesuka hati saat memutuskan untuk keluar dari tempat kerja. Lakukan proses resign sesuai dengan ketentuan dari perusahaan.
Jika karyawan melakukan resign sesuai dengan kebijakan perusahaan, maka perusahaan juga akan memberikan surat rekomendasi yang bagus kepada karyawan. Surat rekomendasi dari perusahaan itu berguna untuk melamar kerja di tempat lain.
Jadi, buatlah surat pengunduran diri sebagai cara untuk berpamitan secara baik-baik kepada perusahaan.
Berikanlah kesan positif dengan memberikan surat pengunduran diri yang sopan. Dengan kesan positif, Anda juga berkesempatan untuk mendapatkan banyak peluang kerja yang lebih bagus.
3. Menyampaikan Alasan Pengunduran Diri
Meskipun tujuan utama dari surat pengunduran diri adalah untuk keluar dari tempat bekerja, tetapi ada banyak alasan yang melatarbelakangi pengunduran diri tersebut. Jadi, surat pengunduran diri juga bertujuan untuk menjelaskan alasan tersebut kepada perusahaan.
Secara umum, ada berbagai alasan pengunduran diri yang dilakukan karyawan. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut.
Tidak nyaman dengan lingkungan kerja, entah itu sistem kerja ataupun rekan kerja.
Ingin memulai bisnis.
Melanjutkan studi.
Tidak cocok dengan gaji yang diberikan.
Mendapatkan tawaran kerja yang lebih bagus di tempat lain.
Bosan dengan pekerjaan saat ini dan ingin mengeksplor pekerjaan di tempat lain untuk upgrade diri.
Tidak mendapatkan jenjang karir yang bagus.
Mengikuti keluarga atau pasangan (bagi karyawan sudah menikah) ke daerah lain yang jauh dari lokasi tempat kerja saat ini.
Mempunyai anak atau bayi yang harus diurus dan tidak bisa ditinggal.
Kondisi kesehatan yang memburuk dan tidak memungkinkan lagi untuk terus bekerja.
Waktu kerja yang tidak sesuai dengan jam kerja normal dan dirasa memberatkan bagi karyawan.
Ada aturan perusahaan yang tidak sesuai dengan karyawan dan terkesan merugikan pihak karyawan.
Terjadi persaingan yang tidak sehat di lingkungan perusahaan.
Apa Sebenarnya Fungsi dari Surat Pengunduran Diri?
Tak hanya mempunyai banyak tujuan, surat pengunduran diri juga mempunyai beberapa fungsi. Beberapa fungsi tersebut antara lain adalah sebagai berikut.
Untuk menentukan status karyawan secara jelas dalam perusahaan.
Pengakhiran waktu kerja.
Sarana resmi untuk mengajukan permohonan keluar dari perusahaan.
Sebagai cara untuk bersikap profesional, beretika, dan sopan kepada perusahaan.
Menunjukkan sikap loyal dan baik kepada perusahaan.
Memberikan waktu untuk HRD perusahaan agar bisa mencari kandidat pengganti yang tepat.
Apa Saja Unsur yang Harus Tercantum dalam Surat Pengunduran Diri?
Dalam menulis surat pengunduran diri, setidaknya harus ada beberapa unsur berikut yang tertulis atau tercantum di dalamnya.
Kata-kata yang sopan dan terkesan memberikan rasa hormat agar terlihat profesional.
Jelaskan tentang tujuan pengunduran diri dengan logis dan jelas. Pastikan tidak menjelaskannya secara bertele-tele, tetapi singkat dan padat. Namun, alasan tersebut harus bisa dipahami dengan jelas oleh pihak yang membacanya.
Tulis identitas diri dengan lengkap seperti nama, alamat, dan jabatan terakhir di perusahaan tersebut.
Ucapan terima kasih kepada perusahaan.
Kata-kata permohonan maaf jika ada kata atau sikap yang kurang berkenan di mata perusahaan atau selama bekerja di sana.
Format Surat Pengunduran Diri yang Benar
Pastikan Anda mengikuti format berikut untuk membuat surat pengunduran diri yang baik dan benar. Dalam format ini juga memuat berbagai komponen penting dari surat tersebut.
1. Kepala Surat
Komponen pertama dan yang harus termuat dalam format surat pengunduran diri adalah kepala surat. Karena itu merupakan surat resmi, maka kepala surat memang wajib ditulis. Kepala surat tersebut terdiri dari tanggal penulisan, nama penerima, dan alamat perusahaan.
2. Isi Surat
Komponen selanjutnya adalah isi surat. Ini menjadi bagian terpenting dalam surat pengunduran diri karena memuat inti dari surat tersebut. Pada bagian ini, tuliskan alasan mengajukan resign. Selain itu, tulis juga beberapa hal berikut.
Data diri lengkap tentang nama, jabatan di perusahaan tersebut, dan alamat.
Tujuan menulis surat pengunduran diri beserta dengan alasan mengajukan pengunduran diri.
Kesan kepada perusahaan selama bekerja di sana.
Ucapan maaf karena mengajukan pengunduran diri.
Harapan untuk perusahaan ke depannya.
3. Penutup
Terakhir adalah penutup surat. Di bagian ini, sampaikanlah ucapan terima kasih kepada perusahaan atas apa yang sudah diberikan selama Anda bekerja di sana. Tambahkan juga nama terang dan tanda tangan di akhir surat tersebut.
Langkah-langkah Membuat Surat Pengunduran Diri
Dalam membuat surat resign, lakukan beberapa tahapan berikut ini agar surat tersebut terkesan bagus dan profesional di mata HRD dan perusahaan.
1. Gunakan Format Resmi
Sebelum menulis surat pengunduran diri, pahami dulu tentang format bisnis resmi. Anda juga harus menulis nama atasan dan panggilan yang tepat serta sopan. Selain itu, pastikan bahwa surat tersebut diketik rapi dengan font dan spasi yang sesuai dengan surat resmi lainnya.
2. Nyatakan Niat Resign
Pada paragraf pembuka, tuliskan alasan mengajukan resign dengan padat, singkat, dan jelas. Ya, alasan itu harus dibuat sejelas mungkin agar atasan dan perusahaan tidak salah paham dengan maksud Anda.
Dengan alasan yang jelas, biasanya HRD dan perusahaan akan memahami kondisi Anda. Bisa saja akhirnya mereka menawarkan opsi yang bagus sehingga Anda tidak perlu sampai resign.
Contohnya adalah alasan mengenai gaji yang tidak sesuai. Jika kinerja Anda memang bagus, perusahaan akan berupaya untuk mempertahankan Anda dan menawarkan gaji yang lebih pantas sesuai dengan kinerja.
3. Sebutkan Tanggal Keluar
Karena surat pengunduran diri harus dibuat serinci mungkin, maka tuliskan juga kapan tanggal terakhir Anda bekerja di sana. Seperti yang sudah kami jelaskan di atas, hal itu akan memudahkan perusahaan untuk mencari karyawan pengganti sebelum tanggal tersebut.
Jadi, cantumkan hari terakhir bekerja itu setelah menuliskan maksud atau tujuan dan alasan mengundurkan diri. Contohnya adalah “Saya mengajukan pengunduran diri sebagai (jabatan anda) di perusahaan XX secara efektif pada tanggal 03 Juli 2023.”
Bisa juga kalimat tersebut dipersingkat menjadi “Hari terakhir saya bekerja di perusahaan ini adalah pada 03 Juli 2023.”
4. Tawarkan Bantuan
Karyawan juga bisa menawarkan bantuan atau proses transisi kepada perusahaan secara tertulis di surat tersebut. Tuliskan saja kalimat tersebut seperti berikut “Saya bersedia untuk membantu proses transisi tugas saya di sini untuk kelancaran perusahaan.”
Namun, jangan menawarkan bantuan yang tidak bisa dipenuhi. Jadi, pastikan bahwa Anda benar-benar bisa melakukan bantuan tersebut.
5. Koreksi
Setelah menulis penutup surat, mulailah untuk mengoreksi surat itu. Pastikan tidak ada typo atau salah ketik di surat itu. Pengecekan surat juga menjadikan Anda bisa mengetahui apakah maksud surat itu sudah jelas atau belum.
Contoh Surat Pengunduran Diri yang Sopan, Baik dan Benar
Nah, setelah memahami berbagai hal mengenai surat pengunduran diri di atas, mari pahami contoh dari surat pengunduran diri tersebut. Berbagai contoh berikut bisa dijadikan referensi untuk menulis surat pengunduran diri yang benar.
1. Surat Resign Resmi
Jakarta, 03 Juli 2023
Kepada Yth.,
HRD Perusahaan XX (bisa juga ditulis dengan nama atasan beserta jabatannya)
Di (alamat perusahaan)
Dengan hormat,
Saya (nama) yang mempunyai identitas berikut,
Nama:
Departemen:
Jabatan:
NIK (jika ada):
Ingin mengajukan pengunduran diri dari pekerjaan saya di perusahaan ini dengan alasan (sebutkan alasannya dengan jelas). Dengan surat pengunduran diri ini, saya ingin menyampaikan bahwa hari terakhir saya bekerja di sini adalah (sebutkan tanggal, bulan, dan tahun).
Surat ini saya buat sesuai dengan ketentuan dan kontrak kerja yang sudah disepakati oleh perusahaan dan karyawan.
Surat ini juga dibuat sesuai dengan Undang-Undang Kerja dan berdasarkan dengan prosedur hubungan industrial tanpa ada tekanan apapun yang disembunyikan.
Demikian surat ini yang saya buat tanpa paksaan dari pihak manapun. Semoga surat ini bisa diterima dan digunakan sebagaimana mestinya.
Hormat saya,
(nama terang dan tanda tangan)
2. Surat Resign Sederhana
Jakarta, 03 Juli 2023
Kepada Yth.,
Kepala HRD Perusahaan XX (bisa juga ditulis dengan nama atasan beserta jabatannya)
Di (alamat perusahaan)
Dengan hormat,
Melalui surat ini saya ingin menyampaikan kepada perusahaan bahwa saya (nama lengkap) bermaksud untuk mengajukan pengunduran diri dari posisi saya saat ini (jabatan sekarang di perusahaan tersebut) di perusahaan XX.
Alasan saya mengajukan pengunduran diri adalah karena (jelaskan alasan secara singkat dan jelas). Oleh karena itu, surat ini bertujuan untuk menginformasikan mengenai pengunduran diri saya tersebut.
Adapun tanggal terakhir saya bekerja adalah (tanggal, bulan, dan tahun).
Demikian yang bisa saya sampaikan dan saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang sudah diberikan oleh perusahaan kepada saya selama ini. Saya memohon maaf apabila ada perkataan atau sikap yang merugikan perusahaan selama saya bekerja di sini.
Demikian surat ini yang saya buat tanpa ada paksaan dari pihak manapun. Saya harap Bapak/Ibu dapat menerima surat ini. Saya juga berharap semoga perusahaan bisa terus berkembang dan sukses.
Hormat saya,
(nama lengkap)
3. Surat Resign Profesional
Jakarta, 03 Juli 2023
Yth. HRD Perusahaan XX (bisa juga ditulis dengan nama atasan beserta jabatannya)
Di tempat
Dengan hormat,
Saya dengan identitas di bawah ini,
Nama:
Tempat dan Tanggal Lahir:
Alamat:
Departemen:
Bermaksud untuk mengajukan pengunduran diri dari (nama perusahaan) karena (alasan singkat dan jelas). Saya berterima kasih karena selama ini sudah mendapatkan banyak pengalaman dan ilmu dari perusahaan ini.
Oleh karena itu, saya mengucapkan beribu-ribu terima kasih kepada perusahaan dan semua rekan kerja atas banyak kesempatan yang sudah diberikan selama saya bekerja di sini.
Sekian surat pengunduran diri yang bisa saya tulis. Saya mohon maaf jika ada kesalahan yang pernah saya perbuat secara sadar ataupun tidak sadar.
Hormat saya,
(nama Anda)
Sebagai tambahan informasi, jika memang tidak ingin menyebutkan alasan resign, Anda bisa menulis kalimat alasan berupa “Saya mengajukan permohonan resign dari perusahaan ini dengan alasan pribadi yang tidak bisa saya sampaikan dan jelaskan.”
Nah, dengan berbagai penjelasan ini, semoga Anda bisa membuat surat pengunduran diri karyawan yang benar agar pengajuan resign segera diterima.
