Setiap perusahaan pasti ini terus berkembang maju, bahkan memenangkan persaingan bisnis yang semakin ketat di pasar. Banyak cara yang bisa dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut, misalnya dengan menerapkan Knowledge Management System atau KMS.
Selain itu, KMS juga memiliki banyak manfaat atau fungsi lainnya yang menguntungkan ketika diterapkan dengan maksimal. Jika belum tahu tentang KMS, maka langsung saja baca artikel di bawah ini untuk memahami pengertian, komponen, hingga contohnya!
Apa yang sebenarnya dimaksud dengan KMS? KMS dikenal juga dengan istilah sistem manajemen pengetahuan. Sistem ini sering digunakan di banyak organisasi kecil maupun besar termasuk perusahaan-perusahaan berbagai bidang.
Secara singkat, Knowledge Management System adalah sebuah sistem yang memiliki fungsi untuk melakukan identifikasi, membuat, mengumpulkan, menjelaskan, membagikan, dan mendorong penerapan pengetahuan di perusahaan demi mencapai tujuan tertentu.
Seluruh komponen dalam perusahaan termasuk semua karyawan diharapkan memahami pengetahuan tentang jalannya bisnis perusahaan dengan baik. Tujuannya, agar semua karyawan bisa terlibat aktif dalam menjalankan hingga mengembangkan perusahaan.
Bisnis perusahaan akan berjalan dengan baik, bekesinambungan, bahkan berkembang dan memenangkan persaingan bisnis ketika KMS mampu diterapkan serta digunakan dengan tepat.
Secara umum, terdapat empat model KMS yang sering digunakan, yaitu model Socialization, Combination, Externalization, hingga model Internalization.
Komponen-Komponen
KMS atau sistem manajemen perusahaan dapat dimanfaatkan dengan baik ketika semua komponen dapat bekerja sama. Apa saja komponen yang dimaksud? Jika belum tahu, maka berikut ini beberapa komponen dalam KMS, yaitu:
1. People (Orang/ Karyawan)
People yang dimaksud berupa orang-orang atau karyawan yang memiliki pengetahuan, mampu mengelola sistem, menjalankan proses, hingga memiliki komitmen untuk perusahaan. Orang yang memiliki kriteria ini tidak terpaku pada karyawan dengan jabatan tinggi saja.
2. Process (Proses)
Proses harus menjamin bahwa Knowledge Management System dijalankan dengan tepat dan sesuai. Caranya dengan menyelaraskan prinsip, strategi, praktik/ pelaksanaan, hingga proses.
3. Teknology (Teknologi)
KMS di perusahaan juga membutuhkan dorongan atau bantuan dari teknologi. Teknologi yang dimaksud berupa media pendukung atau tools sebagai fasilitas untuk komunikasi, konten manjemen, hingga kolaborasi. Teknologi merupakan komponen yang paling penting dalam KMS.
Jenis-Jenis Pengetahuan dalam KMS
Knowledge Management System mengandung dua jenis pengetahuan. Apa saja jenis-jenis pengetahuan tersebut? Jika belum tahu, maka berikut ini jenis-jenis dari pengetahuan yang ada dalam KMS, yaitu:
1. Pengetahuan Implisit (Know-How)
Pengetahuan atau wawasan ini berada di dalam pikiran manusia yang tidak dituangkan atau dinyatakan ke dalam tulisan. Sidatnya sangat personal, sehingga cukup sulit untuk disampaikan kepada orang lain.
Pengetahuan implisit memiliki dua dimensi, seperti dimensi teknis dan kognitif. Pada dasarnya pengetahuan ini diperoleh berdasarkan intusi, pengelaman pribadi, dan konteks belum pasti yang dimiliki oleh seorang ahli/ pakar bidang tertentu.
2. Pengetahuan Eksplisit (Know-What)
Selain pengetahuan implisit atau tacit terdapat juga pengetahuan eksplisit. Jenis pengetahuan yang satu ini cenderung lebih mudah dipahami dan disampaikan ke dalam bentuk lainnya, seperti kata-kata, angka, dan lainnya.
Selain itu, pengetahuan eksplisit dapat juga dijelaskan dan disampaikan sebagai suatu metode, pola bisnis, proses, cara kerja, hingga pengalaman bisnis.
Fungsi dan Manfaat
KMS memiliki berbagai fungsi dan manfaat untuk perusahaan. Berikut ini beberapa kegunaan dari KMS atau sistem manajemen pengetahuan di dalam perusahaan, yaitu:
1. Akses Pengetahuan dan Informasi Lebih Mudah
Sistem manajemen perusahaan yang memanfaatkan teknologi membuat setiap karyawan lebih mudah mengakses pengetahuan maupun informasi. Pengetahuan dan informasi tersebut dapat digunakan untuk berbagai keperluan yang berhubungan dengan operasional perusahaan.
2. Meningkatkan Kinerja dan Produktivitas
Pengetahuan yang mudah diakses akan membuat kinerja karyawan semakin meningkat. Hal tersebut tentunya sangat berpengaruh terhadap jalannya kegiatan operasional yang semakin lancar. Harapannya produktivias perusahaan pun akan semakin meningkat.
3. Mempercepat Inovasi
Mudahnya informasi diakses dengan efektif dan efisien membuat karyawan bisa memproses pengetahuan tersebut lebih cepat. Tidak heran jika inovasi pun akan lebih mudah terjadi dalam perusahaan yang membuatnya mampu bersaing di pasar global.
4. Membantu Mengambil Keputusan Bisnis
Fungsi Knowledge Management System lainnya adalah membantu pihak manajemen dalam mengambil keputusan bisnis. Hal tersebut karena pengetahuan dalam KMS dapat membantu memberikan pendapat maupun pengalaman berbeda untuk pengambilan keputusan.
5. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Ketika setiap karyawan bisa mendapat informasi dan pengetahuan lebih cepat melalui KMS, maka perusahaan pun akan memiliki nilai yang lebih tinggi untuk ditawarkan kepada pelanggan. Misalnya, pengetahuan tersebut digunakan untuk memperbaiki kualitas produk/ jasa.
Produk/ jasa yang semakin berkualitas diharapkan sesuai dengan kebutuhan pelanggan dan pada akhirnya pelanggan pun merasa puas.
Siklus
Sistem manajemen pengetahuan terjadi melalui sebuah siklus dalam penerapannya. Seperti apa siklus dari KMS tersebut? Jika belum memahaminya, maka berikut ini penjelasan sederhana tentang siklus dari sistem manajemen pengetahuan dalam perusahaan, yaitu:
1. Identifikasi
Tahapan pertama dalam KMS ini dilakukan untuk mencari aset dari pengetahuan. Caranya dilakukan dengan analisis bersama maupun brainstroming agar dapat menemukan dasar utama dari pengetahuan hingga bukti eksplisit meupun implisis.
2. Pembuatan
Data atau dasar utama dari identifikasi pengetahuan sebelumnya kemudian digunakan untuk membentuk pengetahuan baru. Misalnya, pembuatan prototipe, pemetaan proses, analisis alur kerja, dan lain sebagainya.
3. Penyimpanan
Pengetahuan yang dibuat akan disimpan sebagai sebuah komponen aktif oleh perusahaan. Artinya, pengetahuan dapat diambil maupun dibagikan oleh karyawan perusahaan untuk keperluan perusahaan.
Proses penyimpanan pengetahuan ini bersifat rahasia. Meskipun karyawan bebas mengaksesnya, informasi pengetahuan tersebut tetap tidak boleh diketahui oleh kompetitor.
4. Pembagian
Pengetahuan yang dimiliki oleh perusahaan dalam KMS dapat dibagikan maupun disosialisasikan kepada seluruh karyawan. Pembagian tersebut dilakukan dengan bantuan teknologi maupun media yang tepat.
5. Penggunaan
Pengetahuan dapat digunakan untuk berbagai keperluan perusahaan. Misalnya, memecahkan masalah, pengembangan inovasi, pengambilan keputusan, meningkatkan efisiensi pekerjaan, dan lain sebagainya.
6. Pembelajaran
Pengetahuan yang diterapkan nantinya dapat menjadi pengalaman bagi perusahaan dalam menjalankan bisisnya. Pengalaman tersebut tentu saja menghasilkan pembelajaran yang berharga.
Pembelajaran bisa diperoleh setelah menghubungkan, menggabungkan, melakukan integrasi, maupun menginternalisasikan pengetahuan.
7. Improvisasi
Pengetahuan yang sudah dihasilkan, digunakan, maupun diampil pembelajarannya dapat disimpan kembali. Nantinya, pengetahuan tersebut bisa digunakan untuk
Contoh Knowledge Management System
Sudah banyak KMS atau sistem manajemen pengetahuan yang diterapkan atau digunakan oleh perusahaan di berbagai bidang. Seperti apa contohnya? Berikut ini beberapa contoh penerapan KMS yang ada di prusahaan, yaitu:
Canva, mudah dicari dasar atau basisi pengetahuannya
SurveyMoney, pengguna bisa mancari berdasakan topik
Optimizely, menawarkan fitur forum komunitas, akademi, sertifikasi
Evernote, berisi petunjuk yang jelas
Google Analytics, mesin telusud dengan prediktif tersendiri
Microsoft, ditampilkan dan disusun dalam bentuk pelatihan, video, dan pembicaraan
Knowledge Management System atau sistem manajemen pengetahuan berbasis teknologi memiliki banyak manfaat. Ketika diterapkan dengan maksimal oleh seluruh komponen/ elemen di perusahaan, maka akan membuat bisnis semakin berkembang dan mendapat keuntungan.
